1. Généralités

1.1 Objet

L'institution concernée adhère à une association constituée par des foyers éducatifs, EQUALS. L’utilisation, par l’institution, d’un logiciel informatique contenant un outil de fixation et d’évaluation des objectifs ainsi que divers instruments psychométriques vise plusieurs objectifs. D’une part, elle fait un usage interne du logiciel lui permettant de mener des évaluations qualitatives. D’autre part, de manière à procéder à une évaluation externe, elle met à disposition les données saisies pour l’analyse et les publications scientifiques, de même que pour des positionnements interinstitutionnels sur le plan politique.

L‘objectif est d’illustrer le processus éducatif mis en œuvre dans les institutions et de documenter le travail qui s’y déroule en termes d’efficience, de manière à encourager les intervenants socio-éducatifs à poursuivre leur implication dans le processus éducatif. L’idée véhiculée ici est celle d’un soutien et d’une description des actions éducatives individuelles et, plus globalement, le renforcement de la qualité du travail réalisé par l’institution participante ainsi que l’élaboration de prises de positions interinstitutionnelles sur le plan politique.

Le logiciel informatique fournit une illustration de l’évolution individuelle de chaque jeune. Les résultats sont imprimables et sont susceptibles d’être utilisés dans le cadre de l’action éducative entreprise dans l’institution d’accueil. En outre, chaque institution reçoit un rapport annuel contenant des analyses qualitatives, ainsi que le détail des objectifs individuels fixés et évalués durant l’année écoulée. Il est pour cela nécessaire d’exporter au moins deux fois par année les données au centre d’étude.

1.2 Structure de collaboration

Le réseau constitué des institutions éducatives participantes forme un groupe de travail indépendant coordonné par Integras, l’association professionnelle pour l’éducation sociale et la pédagogie spécialisée. Le groupe de travail agit de manière indépendante et ses rencontres sont organisées par Integras. Dans le cadre de ces réunions des procès-verbaux sont établis qui portent sur: les tâches dévolues à l’Institut de psychiatrie légale du DP CHUV en matière d’analyse de données et de rédaction de rapports, l’optimisation du logiciel informatique, les spécifications liées au choix et au développement des instruments psychométriques.  Afin d’établir une structure économique viable et agissant rapidement, des représentants des institutions participantes constituent le groupe de pilotage.

1.3 Groupe de pilotage

La conduite du projet à travers la fixation d’objectifs, les prises de positions politiques et la planification d’EQUALS, nécessitent la création d’un groupe de pilotage composé de 3 à 5 personnes issues des institutions participantes. Le secrétaire romand d’Integras tout comme les collaborateurs de l’Institut de psychiatrie légale du DP CHUV participent à titre consultatif aux réunions. Le groupe de pilotage se réunit 2 à 3 fois par année civile.

1.4 Réunion annuelle

Tous les représentants des institutions participantes au niveau suisse sont conviés à une réunion annuelle (Assemblée générale). Lors de ces rencontres, des informations sont données et des discussions portant sur EQUALS sont menées. L’élection du groupe de pilotage a lieu à cette occasion. Chaque institution contractante a droit à 1 voix, indépendamment de sa capacité d’accueil ou du nombre d’institutions qu’elle regroupe (p.ex. une fondation). Les décisions importantes concernant la conduite du projet, la conception du logiciel informatique, le contenu des rapports institutionnels et l’adoption d’énoncés de politiques professionnelles seront mises en consultation auprès des éducateurs et de leurs représentants institutionnels.

2. Devoirs et obligations des partenaires contractuels

2.1 Integras

  • Gestion financière (décharge est donnée à Integras au cours de l’assemblée générale sur la base des comptes audités présentés par Integras)
  • Elaboration des prises de positions politiques
  • Fonction consultative au sein du groupe de pilotage
  • Gestion et coordination des relations publiques
  • Organisation des réunions du groupe de pilotage
  • Organisation régulière de conférences portant sur les résultats en collaboration avec l’Institut de psychiatrie légale DP CHUV

2.2 Institut de psychiatrie légale du Département de Psychiatrie du CHUV

  • Mise à disposition du logiciel informatique
  • Formation et assistance à l’utilisation du programme informatique et des instruments psychométriques qu’il contient
  • Rédaction des rapports qualitatifs annuels à l’attention des institutions
  • Assistance et support informatiques
  • Entretien et gestion de la banque de données
  • Fonction consultative au sein du groupe de pilotage
  • Traitement et analyse des données pour les prises de positions politiques d’Integras
  • Développement du logiciel sur demande du groupe de pilotage
  • Organisation régulière de conférences portant sur les résultats

Des prestations supplémentaires peuvent être convenues séparément.

2.3 Groupe de pilotage

  • Représente les institutions participantes et formule des demandes auprès d’Integras et de l’Institut de psychiatrie légale DP CHUV
  • Conseils au niveau du développement du logiciel
  • Soutien aux relations publiques
  • Planification des rapports qualitatifs
  • Préparation et planification de publications scientifiques
  • Soutenance de travaux type Bachelor ou Master issus du domaine du Travail social, et développement de collaborations de recherche
  • Soutien au développement de la page d’accueil et des forums internet

2.4 Institutions

L’institution participante s’engage à mettre régulièrement (au moins deux fois par année civile) à disposition d’Integras et de l’Institut de psychiatrie légale DP CHUV, les données recueillies à l’aide du logiciel informatique pour une analyse scientifique. Elle a le libre choix du nombre de participants qu’elle souhaite inscrire. Afin de pouvoir mener une analyse au niveau institutionnel, il est toutefois nécessaire d’y inscrire une part importante de jeunes en termes de pourcentage interne. Toutes les institutions participantes mènent les tests psychométriques, dont les résultats constituent la banque de données sur laquelle s’appuient les prises de position politiques.

Les coûts annuels de participation d’une institution dépendent de sa capacité d’accueil, qui a été établie avec les autorités cantonales compétentes. Une fondation disposant de plusieurs institutions éducatives ou spécialisées indépendantes peut décider entre une participation globale de la fondation ou individuelle par institution. La première solution réduit les coûts. Les contributions financières dépendent de la capacité d’accueil, soit de la fondation en tant qu’entité regroupant les foyers, soit des institutions qu’elle inscrit individuellement. Chaque contractant est considéré comme membre indépendant. L’analyse des données se fait par contrat. Les contributions financières sont liées à l’indice des prix à la consommation de l’Office fédéral de la statistique, et sont soumises à augmentation tous les trois ans si nécessaire. (Cf. http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/fr/index/themen/05/02/blank/key/jahresdurchschnitte.html)

2.5 Coûts annuels

Cotisation de base: capacité d’accueil inférieure ou égale à dix places CHF 1000.- dès onze places CHF 2000.-

Cotisation supplémentaire par place: CHF 300.-

L’institution participante s’acquitte du montant du coût annuel en le versant sur le compte d’Integras. La répartition du montant est la suivante: 10% à Integras et 90% à l’Institut de psychiatrie légale DP CHUV.

Un contrat de sous-traitance est conclu avec la Kinder- und Jugendpsychiatrie d’Ulm pour le support et le développement informatiques.

En cas de conclusions de nouveaux contrats institutionnels ou de résiliations, le groupe de pilotage présente des propositions de réduction ou d’augmentation des coûts annuels. Exceptionnellement et si la demande est fondée, la participation financière peut être réduite après que le groupe de pilotage se soit prononcé sur une demande déposée par écrit.

Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
La TVA est comprise dans les contributions financières des institutions et signalée en conséquence.

2.6 Utilisation du logiciel informatique

Le logiciel informatique ainsi que les mises à jour sont mis à disposition de l’institution sous forme de lien de téléchargement ou de support électronique (clé USB). L’application (ACCESS©) nécessaire à l’utilisation du logiciel n’est pas mise à disposition. L’institution utilise ses propres ordinateurs PC ou portables.

Le logiciel informatique doit être exclusivement installé sur les ordinateurs ou le serveur de l’institution participante.

Toute transmission du logiciel informatique à d’autres institutions ou personnes est strictement interdite. Elle constituerait une violation des droits d’auteur et serait poursuivie juridiquement. L’institution s’engage également à désinstaller le logiciel informatique en cas de résiliation du contrat de prestations.

2.7 Confidentialité et protection des données

Toute information sur les jeunes et sur les institutions relève du secret professionnel. Toute donnée est protégée par un mot de passe contenu dans le logiciel et son enregistrement en dehors de l’institution est anonyme. En dehors de leur propre institution, les jeunes ne sont plus identifiables. Les termes de la loi sur la protection des données sont ainsi satisfaits.

Toute transmission des résultats de l’institution doit être autorisée par le représentant de ladite institution. Toute information issue du groupe de pilotage et de la réunion annuelle, tout résultat provenant de chacune des institutions, de même que toute prise de position politique doivent être traitées en toute confidentialité et ne peuvent être transmise à des tiers sans l’autorisation des représentants institutionnels.

2.8 Rapports institutionnels

Toute institution reçoit annuellement un rapport concernant les suivis éducatifs des jeunes qu’elle a inscrits. Les résultats se rapportent à la dernière évaluation enregistrée et à celle réalisée initialement. Ils proviennent des objectifs individuels fixés, des compétences générales ainsi que des divers tests de dépistage et psychométriques, comme illustré dans l’exemple de rapport (cf. Documents). La présentation des résultats contenus dans le rapport et la forme de ce dernier seront sujets à discussion au sein du groupe de pilotage. Les rapports seront ensuite identiques pour toutes les institutions participantes. Chaque institution reçoit deux exemplaires papiers, ainsi qu’un document électronique en format .pdf de son rapport. Pour l’élaboration et donc la transmission d’un rapport qualitatif, l’institution doit au moins inscrire cinq participants (cette règle peut être discutée pour les institutions ayant une capacité d’accueil inférieure à 9 places).

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